Nowoczesne narzędzia do zarządzania dokumentami

Rozwój technologii teleinformatycznych otworzył przedsiębiorcom drogę do dalszego doskonalenia swoich usług. Możliwość wprowadzenia rozwiązań usprawniających szereg procesów zachodzących w firmie każdego dnia pozwoliła przekierować część mocy przerobowych do realizacji działań, przynoszących dla firmy wymierne korzyści.

Jednym z istotnych elementów, wymagających usprawnienia w nowoczesnym przedsiębiorstwie jest profesjonalne zarządzanie dokumentami. Stosowanie nowoczesnych narządzi bazujących na uczeniu maszynowym, przetwarzaniu języka naturalnego i inteligentnej automatyzacji, pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, niezbędny do realizacji podstawowych zadań przedsiębiorstwa, ale dodatkowo zmniejszyć koszty i poprawić bezpieczeństwo danych w firmie.

Sprawdź, jakie nowoczesne narzędzia do zarządzania dokumentami warto wykorzystać, aby usprawnić pracę w swoim przedsiębiorstwie.

Document Management System jako wsparcie w zarządzaniu dokumentami

Systemy do zarządzania dokumentami to dedykowane oprogramowanie, którego celem jest digitalizacja procesów związanych z wytwarzaniem, przechowywaniem, organizowaniem i zarządzaniem dokumentami. Elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala na ujednolicenie dostępu do kluczowych informacji w poszczególnych działach firmy, usprawniając tym samym niemal każdy proces. Jednak aby takie działania były możliwe, firma powinna zainwestować w odpowiednie narzędzia cyfrowego zarządzania dokumentami.

Wśród tych, wartych rozważenia, wymienić można takie narzędzia, jak:

  • DocuPhase – wszechstronne rozwiązanie, zaprojektowane z myślą o pełnej optymalizacji procesów związanych z przechowywaniem, skanowaniem, wytwarzaniem i archiwizowaniem dokumentów. Bazując na sztucznej inteligencji, oprogramowanie pozwala na inteligentne wydobywanie istotnych informacji z dokumentów różnego typu, a dzięki pełnej zgodności z popularnymi platformami (w tym ERP) zapewnia wszechstronność.
  • FabSoft DeskConnect – zaawansowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami, pozwalające na uproszczenie procesów związanych z przechwytywaniem, przetwarzaniem i dystrybucją dokumentów pochodzących z różnych źródeł. W swym działaniu opiera się na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co pozwala na pełną automatyzację procesów, związanych z zarządzaniem dokumentami.
  • Fluix – mobilna platforma dostosowana do zarządzania dokumentami również w terenie. Oprogramowanie umożliwia aktualizację danych w czasie rzeczywistym, a także wysyłanie powiadomień dotyczących nowych zadań lub ważnych komunikatów, ułatwiając tym samym komunikację pomiędzy interesariuszami.
  • Microsoft SharePoint – zaawansowana platforma umożliwiająca sprawne przetwarzanie dokumentów, z wykorzystaniem sztucznej inteligencji pozwala na automatyczną klasyfikację, wyodrębnienie i oznaczenie istotnych informacji w dokumentach. Możliwość pełnej integracji z Chatbotem pozwala na interakcję pracowników z systemem, dodatkowo usprawniając procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.

Dlaczego warto wdrożyć narzędzia do zarządzania dokumentami?

XXI wiek wymusza na przedsiębiorcach stosowanie nowoczesnych rozwiązań, które zapewnią im stabilną pozycję na konkurencyjnym rynku. Stosowanie nowoczesnych rozwiązań, w tym tych związanych z optymalizacją procesów związanych z szeroko rozumianym zarządzaniem dokumentami pozwala na wprowadzenie istotnych usprawnień niemal na każdej płaszczyźnie.

Wśród korzyści, wynikających z wdrożenia nowoczesnych narzędzi do zarządzania dokumentami, wymienić możemy:

  • zwiększenie efektywności pracy, poprzez ograniczenie konieczności realizowania powtarzalnych zadań,
  • lepsza organizacja i dostępność dokumentów,
  • oszczędności finansowe, związane z możliwością ograniczenia miejsca do przechowywania i archiwizacji,
  • stworzenie centralnego miejsca służącego do przechowywania i archiwizacji dokumentów,
  • poprawa bezpieczeństwa przetwarzanych danych,
  • wyeliminowanie czynnika ludzkiego, jako potencjalnego źródła błędów z procesu obiegu dokumentów,
  • ekologia.

Jak przygotować się do wdrożenia narzędzi do zarządzania dokumentami?

Prawidłowe przeprowadzenie wdrożenia oprogramowania do obiegu dokumentów wymaga od przedsiębiorców szczegółowego zaplanowania działań. Pomocne w tym celu może się okazać skorzystanie z usług doświadczonych firm IT.

Dla pełnej skuteczności przeprowadzonego procesu firma powinna jeszcze przed przystąpieniem do wdrożenia określić procesy i obieg dokumentów niezbędnych do planowanej digitalizacji, a także określić wymagania, dotyczące stosowanego oprogramowania. Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia pozwoli wykluczyć ryzyko związane z doborem nieodpowiedniego rozwiązania, które w efekcie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Na sam koniec warto zadbać o odpowiednie przygotowanie pracowników do planowanych zmian. Przeszkolenie personelu pozwoli na sprawniejsze przejście z dotychczasowej metody zarządzania dokumentami, na tę, z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi, tym samym znacząco usprawniając proces zmian w przedsiębiorstwie.